職業衛生檔案是職業病防治過程的真實記錄和反映，也是衛生行政執法的重要參考依據。根據《職業病防治法》規定，用人單位都應當建立職業衛生檔案，并指定專（兼）職人員負責。
一、《職業病防治法》對用人單位職業衛生檔案管理的規定
《職業病防治法》對用人單位職業衛生檔案的管理作出了具體規定：
第十九條規定，用人單位應當建立、健全職業衛生檔案和勞動者健康監護檔案。
第二十四條規定，用人單位應當按照國務院衛生行政部門的規定，定期對工作場所進行職業病危害因素檢測、評價，檢測、評價結果存入用人單位職業衛生檔案，定期向所在地衛生行政部門報告并向勞動者公布。
第三十三條規定，用人單位應當為勞動者建立職業健康監護檔案，并按照規定的期限妥善保存。
第五十六條規定，衛生行政部門履行監督檢查職責時，有權查閱或者復制與違反職業病防治法律、法規的行為有關的資料和采集樣品。
第四十八條規定，職業病診斷、鑒定需要用人單位提供有關職業衛生和健康監護等資料時，用人單位應當如實提供。
第三十三條規定，勞動者離開用人單位時，有權索取本人職業健康監護檔案復印件，用人單位應當如實、無償提供，并在提供的復印件上簽章。
第六十四條規定，用人單位未按照規定組織職業健康檢查、建立職業健康監護檔案或者未將檢查結果如實告知勞動者的，由衛生行政部門責令限期改正，給予警告，可并處2萬元以上5萬元以下的罰款。
二、用人單位職業衛生檔案的主要內容
1．國家有關職業病防治工作的法律、法規、規范、標準清單及有關文本。
2．職業衛生管理的方針、計劃、目標和職業衛生管理制度。
3．職業衛生專（兼）職管理組織、職能及人員分工。
4．職業衛生管理方案、程序、作業指導書和其它內部文件。
5．建設項目職業病危害管理檔案，包括：
（1）建設項目計劃任務書及批準文件等；
（2）建設項目初步設計書；
（3）工程改建、擴建及維修、使用中變更的圖紙及有關材料；
（4）全套竣工圖紙、驗收報告、竣工總結；
（5）職業病危害預評價委托書與預評價報告；
（6）職業病危害控制效果評價委托書與效果評價報告；
（7）衛生行政部門審查意見書；
（8）衛生行政部門驗收意見書。
6．建設項目職業病危害因素申報資料，包括職業病危害因素（種類、存在崗位、來源、預防策略）清單。
7．儲存和使用的化學品清單，包括種類、量、使用的部位、儲存的部位、毒性資料、預防策略。
8．工作場所職業病危害因素檢測與評價資料，包括職業病危害因素檢測與評價委托書，職業病危害因素檢測記錄與評價報告。
9．職業病防護設施防護及維修檔案，包括：
（1）設備的操作規程、合格證書；
（2）安裝、調試驗收記錄；
（3）運行使用記錄；
（4）維修記錄，包括維修責任人、維修原因、維修日期、維修人等。
10．職業病防護用品檔案，包括工種清單，應配備清單，實配備清單，使用情況等。
11．職業健康監護資料，包括：
（1）職業健康監護委托書；
（2）職業健康檢查工種及人員名單；
（3）職業健康檢查結果與分析報告；
（4）職業禁忌癥名單及調離情況；
（5）個人職業健康監護檔案；
（6）職業病檢出名單。
12．職業衛生培訓教育計劃、培訓內容、授課記錄及考核成績。
13．職業病（含工作有關疾病）發生情況及職業病患者處理情況記錄。
14．用人單位職業病預防控制措施技術檔案。
15．職業病診斷、鑒定資料。
16．各種監督文書。
17．各種設備、化學品中文說明書。
18．各種匯總資料，包括：
（1）職業病危害因素檢測結果匯總資料；
（2）職業健康監護匯總資料；
（3）職業病發病情況匯總資料；
（4）職業病人處理、安置情況匯總資料；
（5）培訓情況匯總資料；
（6）因病缺勤情況匯總資料；
（7）職業病防護設施匯總資料；
（8）勞動者死亡資料；
（9）職業病防治工作年度總結。
三、用人單位職業衛生檔案的要求
1．職業衛生檔案案卷歸檔前要做好以下事項：
（1）簡明扼要地擬寫案卷標題，包括文件制發機關、內容、文種三個部分，標題要反映案卷的內容；
（2）根據檔案保管期限的規定，注明每一案卷的保管期限，職業衛生檔案一般為永久保存；
（3）填寫卷內目錄、備考表及案卷皮、編號，裝訂成卷；
（4）歸檔的案卷要填寫移交目錄，雙方簽字。
2．檔案室對各部門移交來的職業衛生檔案，要認真進行質量檢查，及時編號登記，入庫保管。
3．檔案工作人員對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱、利用等情況要進行登記，檔案工作人員調離時，必須辦好交接手續。
4．職業衛生檔案庫房要堅固、安全，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風等項工作，并有應急措施。職業衛生檔案庫要設專人管理，定期檢查清點，如發現檔案破損、變質時要及時修補復制。
5．利用職業衛生檔案的人員應當愛護檔案，職業衛生檔案室嚴禁吸煙，嚴禁對職業衛生檔案拆卷、涂改、污損、轉借和擅自翻印。
6．對保管的職業衛生檔案要積極提供利用，嚴格執行借閱制度。對于涉及勞動者個人健康資料的，用人單位應當履行保密義務。
